By Олександр in Кар'єра та розвиток — 21 лист 2025

Як вести облік доходів фрилансеру

Фриланс дає свободу: можна обирати проєкти, клієнтів, графік, місце роботи. Але разом із цією свободою приходить відповідальність — зокрема за гроші. Без системного обліку доходів легко:

не розуміти, скільки насправді заробляється;
плутатися в оплатах від клієнтів;
забувати про борги та прострочені рахунки;
нервувати перед звітністю чи сплатою податків.

Облік доходів — це не про «складну бухгалтерію», а про прозору картину: хто, за що, коли і скільки заплатив. Нижче — покроковий підхід, який допоможе фрилансеру навести порядок у фінансах і підтримувати його без зайвого стресу.

Навіщо фрилансеру взагалі вести облік доходів

Системний облік дає кілька ключових вигод.

1. Розуміння реального заробітку

Інтуїція часто обманює. Можна мати багато замовлень, але:

частина оплат затримується;
є великі розриви між «начебто заробив» і реально отриманими грошима;
немає чіткого розуміння, які клієнти вигідні, а які — забирають час за невеликі гроші.

Облік показує фактичний дохід по місяцях, а не відчуття «то густо, то пусто».

2. Планування бюджету та фінансової подушки

Коли зрозуміло, скільки в середньому заходить грошей на місяць і які є сезонні коливання, легше:

планувати витрати;
створювати резерв на «тихі» місяці;
приймати рішення про навчання, техніку, відпустки.

3. Контроль оплат і дебіторки

Без обліку легко не помітити:

кого давно не нагадавали про прострочену оплату;
які рахунки виставлено, але ще не оплачені;
де клієнт оплатив не всю суму.

Простий реєстр оплат дає змогу вчасно реагувати й не втрачати гроші.

4. Підготовка до податкової та офіційної звітності

Навіть якщо є бухгалтер, йому потрібні:

суми доходів;
дати оплат;
призначення платежів.

Якщо все це в єдиній таблиці — підготовка до звітів і сплати податків значно спрощується.

Базові принципи обліку для фрилансера

Щоб облік не перетворювався на хаос, варто спиратися на кілька простих правил.

1. Один «центр правди»

Усі доходи повинні сходитися в одну систему:

таблиця (Google Sheets, Excel);
сервіс обліку;
Notion/ Airtable тощо.

Головне — не розкидати дані по записниках, нотатках у телефоні й різних файлах без зв’язку.

2. Фіксація кожного доходу

Важливо записувати:

і маленькі, і великі оплати;
і разові замовлення, і регулярні;
і передоплати, і фінальні оплати.

Часткова або вибіркова фіксація зводить користь обліку до мінімуму.

3. Регулярність

Оптимальний підхід:

щоденне або хоча б щотижневе оновлення таблиці;
підсумковий огляд за місяць.

Якщо відкладати «на потім», інформація губиться, чеки зникають, а пам’ять підводить.

4. Простота

Система має бути настільки простою, щоб її хотілося (і вдавалося) вести.
Якщо облік вимагає 40 колонок і 3 години у вихідний — він не проживе довго.

Що саме потрібно фіксувати: структура таблиці доходів

Мінімальний набір даних, який варто мати по кожному надходженню:

Дата оплати
Клієнт (назва компанії або ім’я)
Проєкт / послуга (короткий опис, за що саме оплата)
Сума
Валюта (грн, долар, євро тощо)
Спосіб оплати (банківський рахунок, PayPal, карта, готівка)
Статус:
- виставлено рахунок;
- передоплата;
- повністю оплачено;
- прострочено.
Номер рахунку / інвойсу (якщо виставляється)
Комісія сервісу / банку (за потреби)
Чиста сума, яку реально отримано (після комісій)

Додатково можна додати:

тег/тип роботи (дизайн, копірайтинг, консультація, технічна підтримка);
джерело клієнта (біржа, рекомендація, соцмережі);
коментар (особливі умови, домовленості).

Приклад простої структури в таблиці

Уявімо звичайний Google Sheet:

Стовпці:
Дата | Клієнт | Проєкт | Сума | Валюта | Спосіб оплати | Комісія | Чиста сума | Статус | Інвойс | Тип роботи | Коментар
Рядки: кожен окремий платіж.

Далі можна додати:

фільтри (по клієнту, статусу, місяцю);
окремий аркуш для підсумків по місяцях/роках.

Як враховувати доходи в різних валютах

Якщо оплата надходить у доларах/євро та гривні одночасно, варто:

Фіксувати всі суми в «рідній» валюті платежу
– окрема колонка «Валюта».
Додати колонку «Сума в базовій валюті»
– наприклад, приведення до гривні за курсом на дату надходження.
Записувати використаний курс (якщо важливо для звітності).

Так видно:

скільки приходить в кожній валюті;
який загальний дохід у базовій валюті (грн).

Облік передоплат, часткових оплат і боргів

Реальність фрилансу: не всі платять одразу й повністю.

1. Передоплата

Один інвойс → дві оплати (передоплата й доплата).
В таблиці це два рядки з однаковим номером інвойсу і різними датами та сумами.
У стовпці «Статус»:
- для першого — «передоплата»;
- після повної оплати — «оплачено» (можна зробити окремий рядок або змінити статус останнього).

2. Часткові оплати та борги

Для кожного інвойсу варто знати:

сума за договором / рахунком;
скільки вже оплачено;
залишок до оплати.

Це можна реалізувати:

окремим аркушем «Інвойси» (загальна сума по кожному);
аркушем «Оплати» (кожна фактична транзакція);
простими формулами, які підтягують, скільки по кожному інвойсу вже сплачено, та показують борг.

Але для початку достатньо хоча б поля «Статус» + ручне відстеження, де ще не все оплачено.

Витрати: чому фрилансеру важливо враховувати не лише доходи

Чистий дохід = зароблене мінус витрачене на роботу й обслуговування фрилансу.

Серед витрат можуть бути:

техніка (ноутбук, телефон, планшет);
підписки на сервіси (дизайн-платформи, CRM, хмарні сховища, таск-менеджери);
комісії банків і платіжних систем;
реклама, просування, сайти, домени;
курси, навчання, конференції;
оренда робочого місця (коворкінг, офіс);
інтернет, мобільний зв'язок (якщо окремо для роботи).

Якщо вести лише дохід, можна думати, що «все добре», але чистий прибуток буде скромним.

Тому варто:

зробити другий аркуш «Витрати» з категоріями;
періодично порівнювати: дохід / витрати / чистий результат.

Які інструменти використовувати

1. Таблиці: Google Sheets / Excel

Плюси:

безкоштовно або майже безкоштовно;
гнучко налаштовуються під свої задачі;
можна працювати з будь-якого пристрою (особливо Google Sheets);
легко робити копії, резервні копії, аналіз.

Мінуси:

потрібно один раз продумати структуру (або взяти готовий шаблон і адаптувати).

Для більшості фрилансерів цього вистачає на роки.

2. Облікові сервіси та додатки

Є сервіси, які дозволяють:

виставляти інвойси;
відмічати оплати;
генерувати звіти;
інтегруватися з банками/платіжними системами.

Плюси:

багато процесів автоматизується;
з’являються зручні звіти.

Мінуси:

часто платно;
потрібно розібратися з інтерфейсом;
немає універсального рішення «під усіх» — комусь буде зручно, комусь ні.

3. Notion / Airtable / інші no-code інструменти

Підходять тим, хто любить:

мати в одному місці й фінанси, й завдання, й проєкти;
будувати кастомні бази даних, дошки, звіти.

Потребують трохи більше стартової настройки, ніж проста таблиця, але дають гнучкішу систему.

Щомісячний «фінансовий ритуал» фрилансера

Щоб облік працював, корисно завести просту звичку: раз на місяць робити короткий підсумковий огляд.

Що варто переглянути:

Загальна сума доходів за місяць
Кількість оплачуваних проєктів / клієнтів
Хто ще не оплатив (прострочені оплати)
Скільки грошей пішло на витрати (і на що саме)
Чистий прибуток (доходи – витрати)
Порівняння з попереднім місяцем:
- зростання / падіння;
- причини (кількість клієнтів, ставки, сезон).

Такий «фінансовий огляд» займає 30–60 хвилин, але дає:

контроль над ситуацією;
розуміння тенденцій;
основу для рішень (підвищувати ставки, шукати нових клієнтів, оптимізувати витрати).

Як поєднати облік доходів із податковою дисципліною

Конкретні правила оподаткування залежать від країни, форми діяльності та змін у законодавстві. Але загальні рекомендації для фрилансера такі:

розділяти особисті та робочі гроші (окремий рахунок / карта для роботи);
відкладати частину доходів на майбутні податкові платежі (наприклад, від 10 до 30 % залежно від режиму);
зберігати підтверджуючі документи (інвойси, банківські виписки, акти, чеки за витрати, якщо вони враховуються);
вести облік у розрізі періодів, що збігаються з податковими звітами (квартал, рік).

Облік доходів значно спрощує роботу бухгалтеру або фрилансеру, який сам подає звітність.

За потреби краще додатково консультуватися з бухгалтером або податковим консультантом щодо конкретних правил, але базова фінансова таблиця в будь-якому випадку стане основою для розмови.

Типові помилки фрилансерів в обліку доходів

Вести облік «від випадку до випадку»
Сьогодні записано, завтра забуто, післязавтра — знову хаос.
Змішувати особисті та робочі гроші
Важко зрозуміти, що є дохід від роботи, а що — подарунок, борг від друзів, особисті перекази.
Не враховувати комісії й витрати
У результаті здається, що заробіток вищий, ніж є насправді.
Не фіксувати статус оплати
Немає розуміння, хто й скільки винен, які рахунки зависли.
Занадто складна система
Складні CRM, облікові програми з десятками полів без реальної потреби — усе це швидко демотивує вести облік.

Підсумок

Облік доходів фрилансера — це не про «великий бухгалтерський облік», а про:

один централізований інструмент (таблиця або сервіс),
просту структуру (дата, клієнт, проєкт, сума, валюта, статус),
регулярність оновлення,
періодичний аналіз результатів.

Коли гроші перестають бути абстрактними «десь там на картці» і перетворюються на зрозумілі цифри в системі, фриланс змінюється: з хаотичної підробітки він стає керованим бізнесом — навіть якщо цей бізнес складається з однієї людини.