Адміністратор офісу, офіс-менеджер

Адвокатське об'єднання «Діксі Лекс» шукає організованого та відповідального адміністратора офісу (офіс-менеджера), який забезпечить ефективну роботу офісу та стане адміністративною опорою для партнерів і юридичної команди.

Що потрібно буде робити:

Організація роботи офісу

• Зустріч клієнтів і гостей, координація їх перебування в офісі.
• Прийом та розподіл телефонних дзвінків.
• Контроль порядку та загальної організації простору.
• Замовлення води, канцелярії, господарських товарів, контроль витратних матеріалів.

Документообіг та адміністративна підтримка

• Реєстрація та облік вхідної/вихідної кореспонденції.
• Підготовка договорів (за шаблонами), формування та ведення адвокатських досьє.
• Сканування, копіювання, підготовка документів до друку.
• Робота з кур'єрськими службами та поштовими відділеннями.
• Контроль строків дії договорів та нагадування керівництву.

Робота з базами та CRM

• Внесення інформації про клієнтів та договори до CRM.
• Підтримання актуальності даних.
• Формування простої внутрішньої звітності.

Організаційні питання

• Організація зустрічей, нарад.
• Бронювання квитків (авіа, залізничних, автобусних), готелів.
• Комунікація з підрядниками, сервісними службами.
• Допомога в організації внутрішніх корпоративних подій.
• Виконання адміністративних доручень керівництва.

Наші очікування:

• Досвід адміністративної роботи буде плюсом.
• Вища або середня спеціальна освіта.
• Юридична освіта — велика перевага.
• Впевнене користування ПК.
• Уважність до деталей і любов до порядку.
• Вільна українська мова; англійська — плюс.

Важливо:

Ми розуміємо, що не всі кандидати працювали з CRM-системами або мають досвід ведення адвокатських досьє.

Ми обов’язково вводимо в курс роботи: пояснюємо внутрішні процеси, навчаємо роботі з CRM, показуємо стандарти документообігу та допомагаємо розібратися в специфіці юридичної сфери.

Ми пропонуємо:

• Графік роботи: 5/2 з 09:00 до 18:00.
• Офіс у центрі Києва (поруч з метро «Палац Спорту») та дружній колектив.
• Офіційне працевлаштування.
• Стабільну оплату праці.
• Можливість професійного розвитку.